Privacy

Over ons privacybeleid

Entopic B.V. geeft veel om je privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor onze dienstverlening en de verbetering daarvan. We gaan zeer zorgvuldig om met de informatie die wij over jou en jouw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen je gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.

Dit privacybeleid is van toepassing op de volledige dienstverlening van Entopic B.V. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 25-05-2018, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan uit op welke wijze wij je gegevens opslaan, hoe wij deze gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten je hebt met betrekking tot de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens.

Als u vragen heeft over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken, u vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacybeleid.

Over de gegevensverwerking

Hieronder kan u lezen op welke wijze wij uw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens inzichtelijk zijn.

E-mail en mailinglijsten

MailChimp
Wij versturen onze e-mail nieuwsbrieven met MailChimp. MailChimp zal je gegevens nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-mail die we versturen staat een afmeldlink waarmee je jezelf kunt uitschrijven. Je persoonsgegevens worden door MailChimp beveiligd opgeslagen. MailChimp maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. MailChimp behoudt zich het recht voor om je gegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen.

G Suite for Business
Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van G Suite for Business. Google heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Entopic beschouwt al het e-mailverkeer als vertrouwelijk.

Facturatie en boekhouden

Carerix en AFAS
Voor onze bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van Carerix en AFAS. Wanneer je werkt of hebt gewerkt voor Entopic bewaren wij gegevens zoals je naam, adres en contactgegevens in de software van beide aanbieders. Verder bewaren we in Carerix je sollicitaties, CV en gewerkte uren. In AFAS bewaren we daarentegen financiële gegevens zoals je betaalinformatie en facturen. Jouw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. Carerix en AFAS zijn tot geheimhouding verplicht en zullen je gegevens vertrouwelijk behandelen. Carerix en AFAS gebruiken je persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

Doel van de gegevensverwerking

Algemeen doel van de verwerking

Wij gebruiken je gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die je verstrekt. Wij gebruiken je gegevens niet voor (gerichte) marketing. Als je gegevens met ons deelt en wij deze gegevens gebruiken om – anders dan op jouw verzoek – op een later moment contact met je op te nemen, vragen wij hiervoor expliciet toestemming aan je. Jouw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.

Automatisch verzamelde gegevens

Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens.

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek

In voorkomende gevallen kan Entopic B.V. op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van jouw gegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen je gegevens te delen, maar wij zullen ons binnen de mogelijkheden die de wet ons biedt daartegen verzetten.

Bewaartermijnen

Wij bewaren je gegevens als je:
– Een klant van ons bent.
– Voor ons werkt (in dienst of als freelancer).
– Je jezelf inschrijft als werkzoekende of solliciteert op één van onze vacatures.
– Je geabonneerd bent op één of meer van onze nieuwsbrieven.

Je bent een klant van Entopic
We bewaren je profiel totdat je aangeeft dat je niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als je dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van administratieve verplichtingen dienen wij facturen met je (persoons)gegevens zeven jaar te bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot je klantprofiel en je zult niet meer worden benaderd. De bewaartermijn gaat in na verwerking van de laatste factuur.

Je werkt of hebt gewerkt voor Entopic
Wanneer je voor Entopic werkt of hebt gewerkt (in dienst of als freelancer) zijn we wettelijk verplicht om je (persoons)gegevens zeven jaar te bewaren. De bewaartermijn gaat in na afloop van de laatste opdracht.

Je hebt je bij Entopic aangemeld of gesolliciteerd op een functie
Wanneer je inschrijft bij Entopic als werkzoekende bewaren we je gegevens één jaar zodat we je kunnen benaderen voor opdrachten. Na een jaar vragen we toestemming aan je om jouw gegevens nog een jaar te bewaren.

Wanneer je solliciteert op een functie vragen we je toestemming om je gegevens één jaar te bewaren, zodat we je ook kunnen benaderen voor nieuwe opdrachten. Geef je die toestemming niet, dan bewaren we je gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure. Indien je de toestemming wel geeft zullen we na een jaar opnieuw toestemming aan je vragen om jouw gegevens nog een jaar te bewaren.

Voor aanmeldingen en sollicitaties die plaatsvonden voor 25-05-2018 treedt de bewaartermijn in werking op 25-05-2018.

Je bent geabonneerd op één of meer nieuwsbrieven van Entopic
Entopic bewaart je gegevens vanaf het moment dat je ons toestemming geeft om je te mailen. Je kunt je op ieder moment afmelden van de nieuwsbrieven. Zodra jij je afmeldt voor alle nieuwsbrieven anonimiseren wij je gegevens. Je e-mailadres moeten we echter wel bewaren om te kunnen onthouden dat we je niet meer mogen mailen.

Je rechten

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heb je als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe je je op deze rechten kunt beroepen.

In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar je bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat je de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen zullen wij je vragen om je te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in een machine-leesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren.

Je hebt te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vermoedt dat wij jouw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

Inzagerecht

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle gegevens met een overzicht van de verwerkers die deze gegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze gegevens hebben opgeslagen.

Rectificatierecht

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens niet meer worden verwerkt zolang je deze beperking niet opheft.

Recht op overdraagbaarheid

Je hebt altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op jouw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. Je kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Je ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op jouw verzoek. Als jouw verzoek wordt ingewilligd sturen wij je op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over jou die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

Recht van bezwaar en overige rechten

Je hebt in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door of in opdracht van Entopic B.V. Als je bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van je bezwaar. Is het bezwaar gegrond, dan zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan je ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken.

Je hebt bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken jouw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Ben je van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.

Cookies

Google Analytics

Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Deze verwerker is mogelijk verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving inzage te geven in deze gegevens. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics-informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

Cookies van derde partijen

In het geval dat softwareoplossingen van derde partijen gebruik maken van cookies is dit vermeld in deze privacyverklaring.

Wijzigingen in het privacybeleid

Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.

Contactgegevens

Entopic B.V.

Jozef Israëlskade 48c
1072 SB Amsterdam Nederland
T (020) 305-9149
E privacy@entopic.com

Contactpersoon voor privacyzaken

Luca Morandi, Security Officer