Webredactie op afstand: zo doe je dat

Voor de duidelijkheid: deze blog gaat zowel over webredactie (het maken, bewerken, redigeren en publiceren van content op een online omgeving) als een webredactie (een team dat zich op het bovenstaande richt). Omdat efficiënt samenwerken altijd een cruciale rol speelt bij de creatie van waardevolle content.

1. Zorg voor overzicht

Een goed ingericht (web-) redactieproces begint met duidelijkheid. Over rolverdelingen, content die gemaakt of gecheckt moet worden, en natuurlijk deadlines. Overzicht is dus essentieel voor je voortgangsbewaking, maar ook voor je kwaliteit. Of je nu een contentkalender opzet, kiest voor een Asana– of Trello-bord óf allebei gebruikt: een goed overzicht dwingt je om na te denken over creatie-, redigeer- en publicatieprocessen.

Twijfel je tussen Asana en Trello? YouTuber Louise Henry helpt je bij je keuze: zij zet de verschillen visueel op een rij in haar video.

Met een overzicht voorkom je ruis binnen je team. Iedereen kan namelijk op een openbare locatie vinden wat er op de planning staat, wie wat doet en wat de status is van verschillende initiatieven. Zonder focus te verliezen op creatie. Je teamleden kunnen zo ongestoord een interview voorbereiden, een blog schrijven of materiaal voor een video verzamelen. Heen en weer bellen over wie nou wat maakt en wat de inleverdatum ook alweer is, hoeft niet meer.

2. Blijf contact houden

Dat je een mooi overzicht hebt gemaakt, wil niet zeggen dat je geen contact meer met elkaar hebt. De manier waarop je elkaar spreekt ziet er alleen wat anders uit: je belt meer of gebruikt apps als Google Hangouts Meet, Slack of Skype voor video calling en video conferencing. En natuurlijk chat je wat af. Je overzicht dient wel als basis voor deze contactmomenten, zodat je gericht kan praten over het werk dat er ligt.

Maar zoals elke webredacteur je zal vertellen, is zulk contact ook onmisbaar voor kwaliteit. Neem nou het 4-ogen-principe, waarbij een redacteur een tekst tegenleest om er fouten uit te halen en aanscherpingen te doen. Het is cruciaal dat feedback dan helder is. En dat je aanpassingen of suggesties met elkaar bespreekt. Daarvoor zijn tools als GatherContent of Google Docs onmisbaar: content is via deze weg voor iedereen toegankelijk. En deze tools presenteren feedback en bewerkingen op een heldere manier. GatherContent biedt daarnaast ook nog functionaliteiten om de voortgang te bewaken; een mooie, handige bonus.

Bij de contentmigratie die we uitvoerden voor Hogeschool Utrecht hoorde veel webredactie en herschrijfwerk. Cory van Imagebox zet de voordelen van GatherContent goed op een rij.

3. Stuur altijd op actiepunten

Goede content valt of staat bij de inhoud. Af en toe goed brainstormen en overleggen is dus essentieel. Net als het ophalen van de juiste inhoud bij een specialist. En daarvoor heb je meer nodig dan tools: een contentstrategie, een communicatieplan, een sterk bewustzijn van waar je voor staat. Zulke leidraden brengen focus aan, ook als een uitzonderlijke situatie je overvalt. Zoals die waar we nu allemaal in zitten.

Kijk wat dat betreft ook vooral verder dan je team, afdeling of zelfs organisatie. Wat speelt er in je (professionele) omgeving? Welke informatie stroomt er binnen op alle touchpoints? Wat voor actuele thema’s en vraagstukken passen bij jullie kerntaken en merkwaarden? Verzamel dat soort input, stel een strakke vergaderagenda op voor je call en loop er met elkaar doorheen. Zo zul je zien dat je video conference nooit uitmondt in chaos en onduidelijkheid. Prioriteer de goede ideeën uit het team in zo’n call en bepaal actiepunten voordat je afsluit. Zo heeft iedereen zijn to do’s duidelijk voor de komende tijd. En maak je de content waar je gebruikers op wachten.

Hulp nodig bij het stroomlijnen van je webredactieproces? Of op zoek naar een ervaren webredacteur? Neem contact met ons op.