Als opdrachtgever een schrijver briefen? Zó doe je dat!

Wat zet je als opdrachtgever in een briefing voor een schrijfopdracht? Welke randvoorwaarden of minimale vereisten moet dat briefingsdocument bevatten? En hoe zorg je dat een schrijver of redacteur met dat document goed uit de voeten kan? We zetten het voor je op een rijtje. Je kunt ook het gratis briefingsjabloon downloaden.

Om maar gelijk met de deur in huis te vallen: wat de inhoud van de briefing ook is, het document moet vooral helder, compleet én zo compact mogelijk zijn (bij voorkeur niet langer dan 1 A4-tje). Zo kan degene die de opdracht gaat uitvoeren (de schrijver dus) snel aan de slag.

Wat niet wenselijk is
Voor we van start gaan met opsommen van welke informatie er in de briefing voor een schrijver moet staan zetten we voor de duidelijkheid nog even op een rijtje wat je vooral niet moet doen:

• Input ongezien doorsturen
  Een complete interne mailwisseling van collega’s ongezien per mail als ‘briefing’ aan de schrijver doorsturen (“Wie heeft er nog input voor die schrijfopdracht die we gaan uitzetten?”) is geen goed idee. Er staat dan vaak nog veel overbodige, incomplete of foutieve informatie in. Daar moet de schrijver zich vervolgens doorheen worstelen of zelf weer achteraan om duidelijkheid te krijgen. Dat kost onnodig veel tijd.

• Dichtgetimmerde pdf’s als brontekst aanleveren
  De brontekst die als input voor de schrijfopdracht dient alleen als (beveiligde) pdf meesturen. Die tekst is namelijk vaak niet of lastig te kopiëren. Met als gevolg dat de schrijver alles zou moeten gaan overtypen, wat eveneens onnodig veel tijd kost.

• Géén uitleg of context geven
  Uit de categorie ‘open deur’: input of bronmateriaal zonder begeleidende uitleg of context – een briefing dus – doorsturen. Dat kan eventueel nog als iemand van de eigen organisatie iets gaat schrijven (die weet immers meestal wél van de hoed en de rand) maar zeker niet als een externe redacteur of schrijver – misschien voor het eerst – voor je moet gaan schrijven.

Wat wél wenselijk is
Een goede, complete briefing voor het laten uitvoeren van een schrijfopdracht door een schrijver bestaat uit de volgende elementen:

1. Een heldere vormgeving
2. Informatie over de inhoud en planning van en communicatie rond de opdracht
3. Informatie over de zender en de ontvanger (doelgroep) van de tekst
4. Informatie over schrijfstijl, type content en het doel medium van de tekst
5. De vindbaarheid van de tekst bij zoekmachines (SEO)
6. De manier van aanleveren van de tekst

We nemen de verschillende elementen hieronder kort met je door:

1. Vormgeving

   Gebruik een specifieke opmaak
   Het is een goed idee om een sjabloon of template (mal) voor je briefings te gebruiken, zodat deze er qua opmaak en look and feel steeds hetzelfde uitzien. Dat is ook handig bij vervolgopdrachten. Het vergroot de leesbaarheid en duidelijkheid. Zet de briefing bijvoorbeeld in een eenvoudige tabel, zodat de boel netjes naast elkaar staat.

2. Inhoud, communicatie en planning

   Geef aan wie het aanspreekpunt is
   Vermeld een contactpersoon of aanspreekpunt, mét contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer). Bij voorkeur is dat de persoon die de opdracht uitzet. Zijn er onduidelijkheden dan weet de schrijver in elk geval bij wie hij of zij terecht kan voor informatie of extra uitleg over de opdracht. Is er sprake van meerdere aanspreekpunten of contenteigenaren? Dan graag van alle betrokkenen hun gegevens bijvoegen.

   Omschrijf de opdracht duidelijk
   Geef een duidelijke, korte omschrijving van de opdracht. Wat is het doel van de tekst? Wat wil je ermee bereiken? Bijvoorbeeld: ‘eindredactie’, ‘herschrijven naar taalniveau B1’, ‘tekst geschikt maken voor (mobiel) web’ of ‘informatie herstructureren’.

   Tip: maak gebruik van selectievakjes, dan kun je meerdere opties aanvinken als er een combinatie van werkzaamheden moet plaatsvinden. Is de opdracht te omvangrijk of complex voor een selectievakje? Omschrijf deze dan in een paar zinnen. Maar hou het kort en bondig.

   Vermeld de planning en uiterste inleverdatum
   Wanneer moet de opdracht af zijn en verwacht je dat de (definitieve) tekst aangeleverd wordt? Die informatie staat ook wel bekend als ‘de deadline‘. Een goede planning zorgt daarbij voor een eindproduct daadwerkelijk op tijd af kan zijn.
   
   Houd er rekening mee dat schrijven één onderdeel van de opdracht is. Afhankelijk van de scope van de opdracht moet er in de planning soms ook tijd gereserveerd worden voor research en revisies. Er kan (dan) sprake zijn van meerdere tussentijdse aanlevermomenten en deadlines.

3. Zender en ontvanger
   
   Vertel iets over de achtergrond van de opdrachtgever
   Uit wiens naam wordt de tekst geschreven? Wat doet het bedrijf of de organisatie die de opdracht voor de tekst geeft? Wat is hun ‘core business’? Welke markt of doelgroep bedienen ze? Dit geeft de schrijver inzicht en context waarmee deze de tekst nog beter kan afstemmen op de lezer. Hij kan de tekst daarmee ook een specifieke identiteit meegeven die past bij de opdrachtgever.

   Laat weten voor wie de tekst bedoeld is
   Anders gezegd: welke doelgroep krijgt de tekst onder ogen? Moet de tekst daarom misschien aan speciale voorwaarden voldoen qua leesniveau of inhoudelijke complexiteit?

   Geef aan wat je met de tekst wil bereiken
   Dit item hangt samen met het vorige (doelgroep). Is het een commerciële tekst, bedoeld om producten of diensten aan de man te brengen? Is deze puur informatief? Of juist motiverend of servicegericht? Dit heeft gevolgen voor de gebruikte schrijfstijl.

4. Schrijfstijl en medium

   Zeg iets over de tone of voice / stijl van de tekst
   Moet de tekst qua stijl zakelijk van toon zijn? Of juist licht en luchtig? Moet de lezer persoonlijk en direct toegesproken worden? Of is er juist sprake van een afstand tussen de afzender en de ontvanger? En welke aanspreekvorm is wenselijk: u of jij?

   Maak duidelijk om welk type content het gaat
   Is het een blog? Een wiki? Een nieuwsbericht? Een social media post? Een achtergrondartikel of misschien een interview of een FAQ? Dit bepaalt hoe de tekst eruit zal komen te zien en welke inhoudelijke kenmerken deze krijgt.

   Omschrijf voor welk medium of kanaal de tekst bedoeld is
   Produceert de schrijver voor een reguliere website? Een mobiele website? Een intranet? Of een intern broadcast systeem? Hier geldt ‘form follows function’.

5. Vindbaarheid bij zoekmachines

   Geef aan of zoekmachine-optimalisatie (SEO) nodig is
   Moet er met het schrijven speciaal aandacht gegeven worden aan de vindbaarheid van de tekst bij de (Google) zoekmachine? Zo ja geef dan ook aan welke belangrijkste zoekwoorden (keywords) daarbij horen.

6. Aanlevering opdracht

   Maak duidelijk in welke vorm je de tekst aangeleverd wilt krijgen
   Meestal is dat digitaal, maar op welke manier? Opgemaakt of als platte tekst? In welk format of bestandsformaat? Per e-mail (tekstdocument als bijlage) of bijvoorbeeld via een online platform als Google Docs?

   Geef aan of de tekstschrijver beeld aan moet leveren
   Zo ja aan welke specificaties moet dat beeld voldoen (resolutie, oriëntatie)? Moet het rechtenvrij zijn? Moet het gratis zijn of liever betaald bijvoorbeeld uit een foto- of beeldbank? En als het laatste het geval is: wat is het beschikbare budget?

Ten slotte
Sluit af met wat je verder eventueel nog kwijt wilt. Zijn er nog speciale verzoeken, instructies of zaken die van belang zijn en die niet vallen onder de items die hierboven worden genoemd? Je kunt ze kwijt onder het kopje ‘Opmerkingen’

Download
Om het je makkelijk te maken kun je een voorbeeld briefingsdocument downloaden. Dit Word-sjabloon kun je desgewenst personaliseren.

Auteur: Guido van den Anker, Entopic