Wat zet je als opdrachtgever in een briefing voor een schrijfopdracht? Welke randvoorwaarden of minimale vereisten moet dat briefingsdocument bevatten? En hoe zorg je dat een schrijver of redacteur met dat document goed uit de voeten kan? We zetten het voor je op een rijtje. Je kunt ook het gratis briefingsjabloon downloaden.
Om maar gelijk met de deur in huis te vallen: wat de inhoud van de briefing ook is, het document moet vooral helder, compleet én zo compact mogelijk zijn (bij voorkeur niet langer dan 1 A4-tje). Zo kan degene die de opdracht gaat uitvoeren (de schrijver dus) snel aan de slag.
Wat niet wenselijk is
Voor we van start gaan met opsommen van welke informatie er in de briefing voor een schrijver moet staan zetten we voor de duidelijkheid nog even op een rijtje wat je vooral niet moet doen:
Wat wél wenselijk is
Een goede, complete briefing voor het laten uitvoeren van een schrijfopdracht door een schrijver bestaat uit de volgende elementen:
We nemen de verschillende elementen hieronder kort met je door:
Gebruik een specifieke opmaak
Het is een goed idee om een sjabloon of template (mal) voor je briefings te gebruiken, zodat deze er qua opmaak en look and feel steeds hetzelfde uitzien. Dat is ook handig bij vervolgopdrachten. Het vergroot de leesbaarheid en duidelijkheid. Zet de briefing bijvoorbeeld in een eenvoudige tabel, zodat de boel netjes naast elkaar staat.
Geef aan wie het aanspreekpunt is
Vermeld een contactpersoon of aanspreekpunt, mét contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer). Bij voorkeur is dat de persoon die de opdracht uitzet. Zijn er onduidelijkheden dan weet de schrijver in elk geval bij wie hij of zij terecht kan voor informatie of extra uitleg over de opdracht. Is er sprake van meerdere aanspreekpunten of contenteigenaren? Dan graag van alle betrokkenen hun gegevens bijvoegen.
Omschrijf de opdracht duidelijk
Geef een duidelijke, korte omschrijving van de opdracht. Wat is het doel van de tekst? Wat wil je ermee bereiken? Bijvoorbeeld: ‘eindredactie’, ‘herschrijven naar taalniveau B1’, ‘tekst geschikt maken voor (mobiel) web’ of ‘informatie herstructureren’.
Tip: maak gebruik van selectievakjes, dan kun je meerdere opties aanvinken als er een combinatie van werkzaamheden moet plaatsvinden. Is de opdracht te omvangrijk of complex voor een selectievakje? Omschrijf deze dan in een paar zinnen. Maar hou het kort en bondig.
Vermeld de planning en uiterste inleverdatum
Wanneer moet de opdracht af zijn en verwacht je dat de (definitieve) tekst aangeleverd wordt? Die informatie staat ook wel bekend als ‘de deadline‘. Een goede planning zorgt daarbij voor een eindproduct daadwerkelijk op tijd af kan zijn.
Houd er rekening mee dat schrijven één onderdeel van de opdracht is. Afhankelijk van de scope van de opdracht moet er in de planning soms ook tijd gereserveerd worden voor research en revisies. Er kan (dan) sprake zijn van meerdere tussentijdse aanlevermomenten en deadlines.
Geef aan wat je met de tekst wil bereiken
Dit item hangt samen met het vorige (doelgroep). Is het een commerciële tekst, bedoeld om producten of diensten aan de man te brengen? Is deze puur informatief? Of juist motiverend of servicegericht? Dit heeft gevolgen voor de gebruikte schrijfstijl.
Geef aan of zoekmachine-optimalisatie (SEO) nodig is
Moet er met het schrijven speciaal aandacht gegeven worden aan de vindbaarheid van de tekst bij de (Google) zoekmachine? Zo ja geef dan ook aan welke belangrijkste zoekwoorden (keywords) daarbij horen.
Maak duidelijk in welke vorm je de tekst aangeleverd wilt krijgen
Meestal is dat digitaal, maar op welke manier? Opgemaakt of als platte tekst? In welk format of bestandsformaat? Per e-mail (tekstdocument als bijlage) of bijvoorbeeld via een online platform als Google Docs?
Geef aan of de tekstschrijver beeld aan moet leveren
Zo ja aan welke specificaties moet dat beeld voldoen (resolutie, oriëntatie)? Moet het rechtenvrij zijn? Moet het gratis zijn of liever betaald bijvoorbeeld uit een foto- of beeldbank? En als het laatste het geval is: wat is het beschikbare budget?
Ten slotte
Sluit af met wat je verder eventueel nog kwijt wilt. Zijn er nog speciale verzoeken, instructies of zaken die van belang zijn en die niet vallen onder de items die hierboven worden genoemd? Je kunt ze kwijt onder het kopje ‘Opmerkingen’
Download
Om het je makkelijk te maken kun je een voorbeeld briefingsdocument downloaden. Dit Word-sjabloon kun je desgewenst personaliseren.
Auteur: Guido van den Anker, Entopic