Door Joost Welten
 Organisaties plaatsen steeds meer
documenten, beelden en andere content op hun intranet en website.
Het publiceren, beheren en ontsluiten van deze informatie groeit de
webmaster vroeger of later boven het hoofd. Het moment breekt dan
aan om een content managementsysteem in te voeren, dat orde schept
in de chaos. Maar welk pakket is het meest geschikt? Geen eenvoudig
vraagstuk, gezien het grote aantal aanbieders van content management
systemen. Het is een jonge markt waar rijpe en groene producten zich
lastig laten onderscheiden. Gelukkig zijn er enkele hulpmiddelen bij
zo'n oriëntatie.
Arbitraire Keuze
Zo heeft het
Nederlandse bedrijf Entopic een Gids Content Management Systemen 20021
samengesteld. Entopic adviseert organisaties bij de invoering van
een content management systeem. Publicatie van zo'n gids ligt dan
voor de hand. De gids geeft een heldere, zij het beknopte inleiding
in de problematiek rond de invoering van een content management
systeem. Daarna volgt een overzicht van 25 content management
producten die in Nederland worden aangeboden.
De keuze van
deze 25 producten lijkt enigszins arbitrair. Enkele belangrijke
spelers als Stellent en Microsoft ontbreken. Daar staat tegenover,
dat de lezer kennis maakt met de producten van piepkleine
ondernemingen als Web Power en Userland Software. De alfabetische
indeling is overigens ongelukkig omdat de productnaam centraal staat
en niet de bedrijfsnaam. Klinken bedrijfsnamen als Interwoven en
Vignette bekend, weinigen zullen weten of de bijbehorende content
management systemen nou Content Suite of Teamsite
heten.
Kracht & Zwakte
De informatie per
product bestaat uit de antwoorden die de desbetreffende leveranciers
hebben gegeven op een vragenlijst van Entopic. Hierin ligt zowel
|
|
|
Prof.dr.ir.
Wouter Keller, directeur van M&I/Argitek en hoogleraar aan
de Vrije Universiteit
Amsterdam |
de kracht
als de zwakte van het overzicht. De kracht zit in de 65 vragen, die
ieder vaak nog deelvragen bevatten. Deze vragen zijn opgesteld door
deskundigen die de kwetsbare plekken van een content management
systeem kennen. Welke metadata (versie, vervaldatum, auteur,
trefwoorden, etc.) kan aan een artikel worden toegevoegd? Bevat het
product een zoekmachine, waarmee zowel full text als gestructureerd
kan worden gezocht? Vindt er versiebeheer plaats? Hoe is de workflow
geregeld, bijvoorbeeld om te voorkomen dat diverse personen tegelijk
aan hetzelfde document werken?
De zwakte
ligt in het feit, dat de antwoorden op de vragen afkomstig zijn van
de leveranciers. Entopic lijkt hier nauwelijks een redactie op
toegepast te hebben, wat enkele storende foutjes tot gevolg heeft.
Documentum geeft bijvoorbeeld een prijs op in guldens in plaats van
Euro's, terwijl IBM AS/400 (in plaats van OS/400) opgeeft als één
van de besturingssystemen waaronder Lotus Web Content Management
draait. Open Market Internetsoftware (inmiddels overgenomen door
Divine) grijpt de kans aan om zijn product aan te prijzen als "het
meest vooruitstrevende, open en schaalbare platform voor high
performance content management". De eerlijkheid gebiedt overigens om
te zeggen, dat de meeste antwoorden van de leveranciers zakelijk en
zinnig zijn.
Al met al
biedt deze gids een goede eerste oriëntatie op de markt van content
management producten. Het blijft echter een papieren gids, waarin de
samenstellers geen praktijkervaringen hebben verdisconteerd en zich
onthouden hebben van elk kwaliteitsoordeel.
Uniek
Karakter
Het Nederlandse bedrijf M&I/Argitek, dat
eveneens onafhankelijk advies geeft bij de invoering van een content
management systeem, heeft in samenwerking met de Vrije Universiteit
(VU) Amsterdam een veel ambitieuzer onderzoek uitgevoerd. Wouter
Keller, directeur van M&I/Argitek en buitengewoon hoogleraar
informatica aan de VU, presenteerde op een seminar in november de
resultaten van dit onderzoek. In het voorjaar van 2003 zal het
verslag van dit onderzoek in boekvorm verschijnen2.
Tijdens het
onderzoek werd een representatieve selectie van content management
systemen in een proefopstelling aan de VU getest. Deze combinatie
van proefopstelling en kwaliteitsbeoordeling geeft het onderzoek een
uniek karakter, dat ver uitgaat boven een beschrijving van
beschikbare functionaliteit. De leveranciers stelden daarbij niet
alleen de software beschikbaar, maar ze installeerden die ook zelf
op NT servers aan de universiteit. "Alleen dit installeren leverde
al een instructieve ervaring op," vertelt Wouter Keller. "De
technici van de ene leverancier hadden namelijk veel meer tijd en
moeite nodig om een pakket te laten draaien dan die van een andere
leverancier."
Enkele
bedrijven zoals Gauss, IBM en Vignette wilden niet meedoen aan het
onderzoek. De leveranciers die wel meewerkten, bieden echter een
aardige staalkaart van contentmanagement systemen: van een groot
bedrijf met een relatief bescheiden product (Microsoft) en kleine
bedrijven met een relatief volwassen product (Stellent, Tridion) tot
marktleiders (Documentum, Interwoven).
|
|
|
Figuur 1. Een
overzicht van de resultaten van het onderzoek dat
M&I/Argitek uitvoerde naar content management
systemen |
Volop
in Beweging
De pakketten werden getest op negen
hoofdcriteria: het creëren van content; het classificeren, opslaan
en zoeken van content; de workflow; het publiceren van content; de
gebruiksvriendelijkheid; het gebruik van standaarden en daarmee de
mogelijkheden voor integratie; het systeembeheer en de beveiliging;
de kosten van licentie en implementatie; en de financiële positie
van de leverancier. Elk hoofdcriterium omvat een tiental
subcriteria, die ieder ook weer enkele elementen bevatten. Per
subcriterium wordt een kwaliteitsoordeel geveld: positief (+), in
orde (v) of zwak dan wel afwezig (-). Dit leidt vervolgens tot een
oordeel per hoofdcriterium: ++, +, v of -. Deze eindresultaten zijn
terug te vinden in het overzicht in Figuur 1.
Wouter
Keller beklemtoont overigens, dat hij geen rangorde heeft
aangebracht in de diverse onderzochte pakketten. "De keuze van het
juiste pakket hangt namelijk samen met de aard en de behoeften van
een organisatie. Het betrekkelijk eenvoudige pakket van Smartsite
kan bijvoorbeeld uitstekend voldoen in een gemeentelijke
organisatie, terwijl een multinational heel andere eisen zal stellen
aan een content management systeem. Generalisaties zijn daarom
nauwelijks te maken."
Hij wijst er
verder op, dat de markt volop in beweging is. "Wat vandaag nog een
zwak aspect van een pakket is, kan morgen verbeterd zijn. Microsoft
vormt wat dit betreft een aansprekend voorbeeld. Het heeft NCompass
overgenomen en heeft een licht gewijzigde versie van dat product op
de markt gebracht als Microsoft Content Management Server 2001.
Zoals wel vaker is zo'n eerste versie van een product van Microsoft
nog niet echt briljant. Microsoft heeft echter een goede reputatie
in het verbeteren van zijn producten in de loop der jaren," aldus
Wouter Keller.
Tenslotte
geeft hij enkele handige tips om kosten te besparen bij de invoering
van een content management systeem. "In de eerste plaats dien je de
keuze voor een pakket nooit over te laten aan een externe
automatiseringspartner, want die zal altijd het pakket kiezen dat
het meeste integratiewerk met zich meebrengt," legt Wouter Keller
uit. "In de tweede plaats kan de klant op dit moment profiteren van
de moordende concurrentie tussen leveranciers. De prijzen staan
enorm onder druk. Zelfs de grootste organisatie hoeft op dit moment
niet meer dan EUR 200.000 aan licentiekosten te betalen voor een
volledig pakket. Vaak zal hij veel goedkoper uit zijn."
Joost Welten is redacteur van BlueWell
Magazine. U kunt hem bereiken op J_Welten@bluewell.nl.
1 Te bestellen via www.entopic.com/gids voor EUR
79,20 exclusief BTW en exclusief verzendkosten
2
Meer informatie hierover is te
verkrijgen via een e-mail aan de auteur van het boek: wkeller@argitek.nl.
Vorige | Omhoog | Volgende |
